법인카드는 어떻게 사용하느냐에 따라 편리할 수도 또는 위험할 수도 있습니다. 잘못 사용하게 되면 배임이나 횡령 또는 세무 조사 등의 리스크가 있는데요. 오늘은 법인 카드를 어떤 방식으로 사용하면 안되는 지에 대해 사례별로 한 번 알아보겠습니다.
법인 카드를 잘못 사용하면 안되는 이유
일단 법인 카드는 회사의 지출 중 많은 부분에서 사용하게 됩니다. 조금 쉽게 얘기하면 회사 돈을 카드라는 형식으로 사용하는 것이죠. 잘 아시겠지만 회사 돈은 함부로 사용하면 안됩니다. 개인 사업자는 사업용과 개인용을 혼용하여 사용하기도 하지만 법인 사업자는 업무 목적과 사적 목적을 함께 사용하게 되면 문제가 발생하죠.
가장 큰 원칙은 업무 관련성입니다. 업무 관련성이 없는 목적으로 사용하게 되면 여러 문제가 생기는데요.
– 횡령, 배임
먼저 법적인 문제입니다. 회사 돈을 함부로 개인적으로 사용하면 일단 횡령이나 배임이 될 수 있는데요. 횡령이나 배임은 형사적인 책임도 뒤따르기 때문에 회사에서 법인 카드를 사용하는 모든 사용자는 이 부분을 주의해야 합니다.
– 세무 문제
법인은 모든 돈을 지출하게 되는 경우 즉, 회사 통장에서 밖으로 내보내는 경우에는 반드시 사유가 있어야 하고 그 사유는 전적으로 모두 업무과 관련되어야 합니다. 대표가 회사 돈을 가져가는 방법은 급여나 배당 등의 정해져 있는 절차를 통해야 합니다. 그리고 정해져 있는 절차를 통하면 반드시 세금이 따르죠. 급여를 받게 되면 근로 소득이 되고 배당을 받게 되면 배당 소득이 되어 소득세를 내야 합니다.
그렇지 않고 다른 방법으로 돈을 인출하게 되면 어찌 됐든 세금은 내야 합니다. 그런데 법인 카드처럼 회사의 비용으로 처리하면 세금 없이 사적 목적으로 사용할 수 있다고 생각하기 쉽지만 세법은 이런 경우도 사용자의 소득으로 보게 됩니다.
법인 카드를 잘못 사용하는 부당 사용 사례
법인 카드 사용 내역이 누가 봐도 업무와 관련되어 있다고 생각하는 경우도 있지만 반대로 고개를 갸우뚱하게 만드는 경우도 있습니다. 이렇게 되면 사용내역을 감사하거나 세무 조사하는 사람들 입장에서는 일단 업무 관련성이 없다고 생각하기 쉽습니다. 따라서 회사에서는 이러한 불필요한 오해를 사지 않기 위해 하지 말아야 할 사용 방법을 정해 둘 필요가 있습니다. 아래에서는 일단 업무 관련성이 없는 사적 용도로 사용했다고 보기 쉬운 사례를 들어 보겠습니다.
1. 주말, 심야 시간대의 근무 시간 외 사용
기본적으로 업무는 정해져 있는 근무 시간 내에 이루어 진다고 생각합니다. 따라서 회사의 비용 지출이 그 외 시간대에 이뤄진다면 일단은 업무 관련성을 의심하기 쉽습니다. 예를 들어 주말에 주유를 한다던가 골프를 치는 경우, 새벽 시간 대에 식당에서의 사용 등이 있습니다.
2. 일상적인 회사 주변을 벗어난 지역에서의 사용
회사가 위치한 주소와 먼거리에서 사용하는 경우 업무 관련성을 의심하기도 합니다. 특히 사용자의 자택 인근에서 사용하는 경우나 서울에 위치한 회사가 지방에서 식사를 하는 경우 등이 그 예가 됩니다.
3. 위장가맹점으로 의심되는 경우
종종 같은 카드의 사용이 수원에서 식당 결제가 있었는데 그 후 10분 뒤에 갑자기 의정부에서 컴퓨터를 구입하는 내역이 있는 경우가 있습니다. 이 때는 누가봐도 위장가맹점에서 사용으로 볼 수 있어 조심해야 합니다.
4. 가정 용품, 잡화의 구입
사용처도 문제가 될 수 있습니다. 예를 들어 백화점에서의 잦은 사용이나 대표자의 자택 근처의 마트에서의 사용 등은 확률적으로 사적 용도로의 사용으로 보기 쉽습니다.
5. 상품권의 구입
상품권은 현금으로 전환하기가 매우 용이합니다. 따라서 상품권의 구입은 업무 관련성 보다는 회사의 자금을 빼내려는 의도로 볼 수 있습니다. 백화점 상품권이나 이마트 상품권도 예가 되지만 스타벅스 상품권처럼 금액적으로 소소한 경우도 문제입니다. 이 외에도 귀금속을 구입하거나 유가증권 등의 현금화하기 쉬운 물품 구매는 가급적 피해야 합니다.
6. 같은 거래처에서의 중복 사용
예전에 많이 있었던 경우인데 법인 카드 규정 상 건당 규정이 있어 같은 날 한 거래처에서 나누어서 결제하는 때가 있습니다. 이는 규정을 피해가기 위한 의도로 볼 수 있기 때문에 업무 관련보다는 사적 용도로 의심 받을 확률이 높습니다.
7. 일비 지급된 출장에서의 사용
회사에서 출장을 갈 때 일비를 지급하는 경우가 있습니다. 일비는 보통 출장지에서 사용하는 식대나 교통비 등을 사전에 지급하는 것인데 이렇게 일비가 지급되었음에도 불구하고 법인카드가 사용되면 이중 지출이 되어 어느 한 쪽은 해당 사용자의 소득으로 보아야 할 수 있습니다.
8. 임직원간 회식비(품의 없는 경우)
직원간의 회식은 일반적으로 업무 관련성이 있다고 보는 것이 대부분입니다. 하지만 이 경우에도 사전 품의가 없는 경우에는 업무 관련성이 있다고 인정하기가 어려운 경우가 있습니다.
불가피하게 사용하는 경우
하지만 모든 지출이 규정 내에서만 이뤄지기는 어렵습니다. 주말에 거래처와 골프를 칠 수도 있고 식사를 할 수도 있으며 주말에 연장 근무를 하여 식사비가 지출될 수도 있습니다. 또한 출장으로 인해 회사와 거리가 먼 곳에서 사용할 수도 있죠. 혹은 거래처 선물이나 회사 임직원 복리를 위해 백화점에서 물건을 구입할 수도 있고 같은 목적으로 상품권을 구매하기도 합니다.
이런 경우들처럼 업무 관련성이 없을 것으로 예상되는 케이스지만 실제적으로는 분명 업무와 관련되어 있는 경우가 많습니다. 이럴 때에는 반드시 업무와 관련되어 있다는 사실을 입증할 수 있는 자료를 만들어 놓아야 합니다. 이 자료라고 하는 것은 대부분 결재 서류가 됩니다. 시간이 한참 흘러 이를 입증해야 하는 때가 왔을 때 실무 담당자도 바뀌고 대표도 변경되었을 경우 기억에 의존하여 입증하기는 거의 불가능하고 사실 기억만으로는 입증 자체가 말이 안됩니다. 따라서 최대한 상세하게 적은 품의서 등의 결재 서류를 준비해야 하고 회사 행사 등이 있었다면 사진 자료도 남겨 놓는 것이 입증에 있어서는 매우 유리합니다.