법인카드는 법인 회사를 운영하는 사업자 입장에서는 항상 신경쓰이는 부분입니다. 지출의 많은 부분이 법인카드로 이루어지다보니 세무적으로도 문제의 발생 소지가 항상 있습니다. 오늘은 법인 사업자가 법인카드를 사용하면서 세무조사를 피할 수 있는 규정 절차 결재 등의 과정을 정하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
법인카드의 큰 원칙 업무 관련성
법인카드의 사용은 비용의 지출과 직결되고 비용은 세무적으로 기본 전제로 업무 관련성이 필요합니다. 따라서 모든 법인 카드의 사용 원칙은 사업과 관련한 사용이어야 합니다. 그리고 이 원칙이 세무적으로 문제가 생겼을 때 방어할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 사실 세무적인 부분을 제외하더라도 법인 카드의 업무 외 목적의 사용 즉, 사적 사용은 횡령이나 배임 등의 법적 문제 소지도 발생 시킬 수 있고 회사 내부적으로도 도덕적 해이 등 경영상의 문제도 생기게 되죠.
만약 법인에 세무 조사가 나왔다면 일단 비용 측면의 확인을 할 것이고 그 중에서도 법인 카드 내역은 가장 먼저 보게 되는 부분입니다. 이 때 세무 조사를 하는 조사관은 법인 카드 사용의 업무 관련성을 중요하게 보게 될 것이고 회사와 국세청의 시각 차이가 있을 경우에는 회사가 업무관련성을 입증해야 할 필요가 있습니다. 이러한 입증에 대한 대비는 항상 평소에 이루어져야 합니다.
법인카드 관리 방법
이제부터 설명하는 여러 절차는 하나의 예시입니다. 무조건 이렇게 해야 한다는 것은 아니고 비교적 업무 관련성이 문제 될 때 입증이 조금 수월해 질 수 있도록 하기 위한 최소한의 방법이니 회사 상황에 맞추어 필요한 부분에 대하여는 추가되는 절차가 있어야 하니 참고하시기 바랍니다.
1. 법인 카드 사용에 대한 규정 마련
가장 먼저 해야 할 일은 법인 카드 사용에 대한 규정을 만드는 게 좋습니다. 이 규정에서는 가능한 세부적으로 명시하는 게 좋은데 예를 들면 다음과 같습니다.
– 법인 카드의 종류
일단 법인 카드를 어떤 목적으로 사용할 것인지 목적에 따라 구분하는 것이 필요합니다. 모든 목적에 사용할 수 있는 법인 카드도 있을 수 있고 접대에만 사용하거나 주유에만 사용하는 카드가 있을 수 있습니다. 혹은 지원 부서에서 비품 구입 등 공용 목적으로 사용하는 카드도 있을 수 있죠. 이렇게 목적에 따라 구분 지어 놓으면 나중에 사용 내역을 집계하거나 관리하는 게 조금 쉽습니다.
– 법인 카드의 사용자 혹은 관리자 지정
법인 카드를 사용하는 사용자를 내부적으로 정하고 있는 것도 중요합니다. 아무래도 이 사람 저 사람이 사용하는 카드 보다는 나만 사용하는 카드라면 카드를 사용할 때마다 약간의 책임감이 들기 때문에 혹시 있을 수 있는 도덕적 해이를 방지할 수 있습니다. 그리고 만에 하나 부당 사용으로 간주되어 세무상 불이익을 받게 되면 법인의 비용 부인 뿐만 아니라 사용자에게도 소득세가 추징되는데 사용자 구분이 되어 있지 않으면 실제 사용하지 않았더라도 대표이사가 책임을 지게 되므로 구분을 지어 놓는게 좋습니다.
공용으로 사용하는 카드라도 일단 관리자를 지정하는 것도 필요합니다. 이렇게 해 놓는 것이 카드 분실이나 혹은 카드의 사용 규정의 준수와 결재 프로세스 등의 절차를 지키는 것도 수월합니다.
– 법인 카드의 부당 사용 사례 열거
회계 실무자 같은 경우 법인 카드가 사용되면 안되는 경우에 대해 기본적인 지식이 있지만 일반 직원들은 헷갈릴 수 있습니다. 따라서 규정에 어떤 경우에 부당한 사용이 되는 지를 구체적인 사례로 예시를 들어 주는 것이 좋습니다. 그래야 사용하면서도 한 번은 생각을 하게 되는 효과가 있습니다.
– 법인 카드 부당 사용 시 제재
사용 규정에는 꼭 있어야 하는 것이 부당 사용하게 되었을 경우 제재 조치입니다. 규정에서 정하고 있는 사용하지 말아야 하는 경우에 해당되는 사례에서 사용했을 때 어떤 벌칙이 있는 지를 정하는 것입니다. 보통은 실수하는 것이 있을 수 있기 때문에 경고 차원의 낮은 수준의 제재로 시작하여 반복되거나 중대한 사유에 해당되면 사용자 급여에서 차감하거나 인사적인 불이익 등의 높은 수준의 벌칙도 함께 규정하고 있어야 합니다.
2. 법인 카드 사용의 결재 프로세스
규정에는 물론 법인 카드 사용 시 결재 프로세스도 있어야 합니다. 예를 들어 5년 후에 세무 조사가 나왔다면 이미 5년이나 지난 현재의 사용을 업무 관련인지 혹은 관련이 없었는 지를 판단하기가 어렵습니다. 기억에 의존하기는 어려우므로 결국 자료로 남겨 놓아야 하는데요. 바로 여러 결재 서류입니다.
법인 카드는 보통 사용자가 사용할 수 있는 목적과 금액 등을 규정에서 정하고 있기 때문에 대부분 선 사용 후 결재 프로세스를 취하고 있는데요. 따라서 많은 회사가 업무 관련성이 있는 즉, 규정에서 정하고 있는 범위 내에서의 사용이라면 월 단위로 사용 내역을 몰아서 품의서를 작성합니다. 하지만 규정에서 정하고 있는 부당 사용 사례에 해당하지만 업무상 불가피하게 사용한 경우에는 각 사용 건마다 별도의 품의서를 작성하는 것이 좋습니다. 이 역시도 선사용 후결재가 되겠지만 좀 더 상세한 내용이 있어야 하고 여기에는 증빙도 첨부하는 것이 좋습니다. 또한 한도 증액의 경우에는 반드시 선결재 후사용 하는 것이 좋습니다.
이런 절차를 원활히 하기 위해서는 지원 부서에서 관련 품의서 양식들을 세세하게 미리 만들어 놓아 사용할 수 있도록 해야 합니다.
3. 법인 카드 사용 교육
어쩌면 가장 중요한 절차일 수 있습니다. 규정부터 업무 프로세스 등 모든 것을 갖추었다고 해도 실제 사용자가 그에 맞게 사용하지 않으면 소용이 없습니다. 따라서 이에 대한 지속적이고 정기적인 교육이 있어야 합니다. 그런데 관련 업무 부서에서 자체적으로 진행하기는 어렵습니다. 왜냐하면 대부분 법인 카드를 사용하는 분들이 임원 분들이 많아 사실 강제하기가 쉽지는 않죠. 따라서 대표이사의 승인하에 별도의 시간을 마련하기 보다는 임원 회의 시간이나 전체 회의 시간 중에 법인 카드 사용 교육 내용을 포함 시키는 것이 좋습니다.
법인 카드 사용에 대한 절차는 가능한 타이트하게 운영하는 것이 좋습니다. 카드를 사용하는 것이 쉬운 상태가 지속되면 분명 문제가 발생하는 경우를 많이 보았습니다. 하지만 이렇게 원칙을 지키는 것이 실제 해보면 쉽지만은 않습니다. 아무래도 사용자나 관리자들이 반발하기 쉽고 시간 상 하나하나 지적하는 게 부담이 될 수 있기 때문입니다. 그렇더라도 법인 카드 운영 방법은 가능한 지킬 수 있도록 하는 것이 중요합니다.