대리운전비 비용 처리 방법 (접대비? 회식비? 교통비?)

이제 연말이 다가오면 회사의 회계 실무자들이 자주 보게 되는 비용이 대리운전비 입니다. 실무자들은 아시겠지만 대리운전비는 매번 헷갈립니다. 접대비로 봐야 되나? 회식 후 지출한 것은 복리후생비로 처리가 될까? 아니면 여비 교통비로 봐야 되나? 이런 저런 의문이 드는데요. 한번 찾아 보았습니다. 

 

대리운전비는 업무상 비용인가 문제

대리운전비는 사업과 관련한 비용일까요? 결론부터 말하면 아직 명확하게 세법에서 규정하고 있지 않습니다. 따라서 의견에 따라 갈리게 됩니다. 만약 영업 부서에서 접대 후 거래처 직원을 위해 사용한 대리운전비가 있다고 가정해 봅시다. 접대 행위 자체를 업무의 연장선으로 볼 수 있고 또 그렇게 보는 것이 사회적 통념이니 당연히 대리운전비 지출도 접대비로 처리가 가능할 것으로 보는 의견이 많습니다. 

 

 

그런데 다르게 생각하면 업무의 연장선상에 있는 ‘접대’ 행위를 어디까지 볼 것이냐 하는 문제가 있습니다. 식사를 하고 맥주를 한잔 먹고 인사를 하면 그 인사까지를 접대로 볼 것이냐 아니면 거래처 상대방을 위해 대리 운전을 잡아주는 것까지 접대로 볼 것이냐 하는 문제입니다. 어떻게 보면 모든 업무가 끝나고 집으로 귀가하는 것으로 보아 업무와는 무관한 것으로 볼 수 있지 않을까요? 이렇게 되면 회사 경비로 처리할 수 없게 됩니다. 집에는 각자 알아서 가는 것이니까요. 

또한 직원 회식 후에 회사가 직원들에게 대리운전을 제공하는 경우도 있습니다. 이 경우에는 복리후생비로 처리가 가능할까요? 그러면 보통의 평일 퇴근 시에 교통비를 지급해도 복리후생비일까요? 그건 아닐 겁니다. 하지만 이 경우 복리후생비로 처리하는 회사가 많을 겁니다. 그러면 모두 잘못된 회계 처리인가요? 매우 헷갈립니다. 

 

 

대리운전비의 비용 처리 방법

회사에서 발생하는 지출 중 업무와 관련이 있다면 모두 비용처리가 가능합니다. 이것이 세법의 큰 원칙이죠. 따라서 대리운전비도 업무 관련성이 있다면 비용 처리가 가능한 것입니다. 하지만 위에서 업무 관련성에 대한 혼란이 있다고 말씀 드렸습니다. 이걸 어떻게 판단해야 할까요?

사실 업무와의 관련성 여부는 회사가 입증해야 합니다. 하지만 현실적으로 업무와 관련이 있다 없다를 막연하게 말로만 설명할 수 있지 입증할 수 있는 근거는 없습니다. 따라서 이 때에는 최소한의 장치가 회사 내부 규정입니다. 대리 운전비를 어떤 경우에 지급할 수 있다는 기준을 만들고 그 기준에 맞추어 지출했는지를 검토하는 절차도 아울러 만들어 놓아야 합니다. 그리고 구체적이고 명확해야 되겠죠. 

거기에 더해 실제 대리운전비를 지출했을 때 품의서나 지출결의서 등의 결재 서류를 만들고 사업과 관련하여 지출할 수 밖에 없었던 사유를 기재해 둔다면 조금 더 도움이 될 것입니다. 결국 명확한 기준과 적정한 통제 장치가 필요한 것입니다. 이것은 접대뿐만 아니라 복리후생적인 목적에서도 마찬가지 입니다. 

 

대리운전비의 적격증빙

대리운전비 역시 비용처리를 위해서는 적격증빙이 필요합니다. 대부분의 비용이 3만원을 초과하는 경우 적격증빙이 필요한 것과 마찬가지입니다. 대중교통이나 택시운송용역에 대해서는 적격증빙이 없어도 인정이 되지만 대리운전은 여기에 포함되지 않기 때문에 일반 비용처럼 적격증빙이 필요하게 됩니다. 물론 적격증빙이 없어도 비용으로 처리는 할 수 있으나 증빙불비가산세는 부담해야 됩니다. 따라서 가능한 법인카드를 이용하거나 대리운전 업체와 회사가 직접 거래하는 방법을 추천합니다. 

 

 

대리운전비의 매입세액공제

만약 적격증빙을 받고 대리운전비를 지출했을 때 부가가치세 매입세액공제는 받을 수 있을까요? 이 부분은 되는 경우가 있고 안되는 경우가 있는데 현실적으로는 안된다고 보는 것이 맞습니다. 

회사가 대리운전 업체와 계약으로 월말에 세금계산서를 받고 후불로 지출하는 경우가 종종 있습니다. 그리고 대리운전 업체는 과세사업자로 이 세금계산서에는 부가세가 포함되어 있죠. 회사는 이 세금계산서로 매입세액공제를 받으려고 합니다. 하지만 매입세액공제를 받으려면 넘어야 할 장애물이 여러 개 있습니다. 

먼저, 접대와 관련된 비용이라면 부가세 매입세액공제는 받을 수 없습니다. 보통의 회사들이  대리운전비 지출을 허용하는 경우가 접대의 목적에 한정하고 있기 때문에 대부분 이 장애물에서 걸립니다. 

그런데 만약 접대와 관련없는 대리운전비이면서 회사 규정에도 맞아 비용처리도 가능하다면 어떻게 될까요? 이 경우에는 또 다른 장애물이 기다리고 있습니다. 바로 비영업용소형승용자동차의 매입세액불공제입니다. 잘 아시겠지만 회사가 운용하는 차량 중 일부 차종을 제외하고는 자동차 관련 비용에 대해 매입세액공제를 할 수가 없습니다. 따라서 대리운전의 목적물이 승용차라면 당연히 부가세 매입세액공제도 되지 않겠죠. 

그래서 보통 실무에서는 대리운전비는 부가세 신고 시에 공제 항목에 넣지 않는 것이 일반적입니다.