영수증과 적격증빙 차이, 사업자가 비용 처리 잘하는 법

사업을 하시는 분들은 잘 아시겠지만 세금 계산에서 영수증은 매우 중요합니다. 특히 세법에서 말하는 적격증빙은 비용 처리의 기본인데요. 이러한 증빙을 얼마나 잘 처리하느냐에 따라 사업자의 세금은 천지차이로 달라집니다. 적격증빙이란 무엇인 지 그리고 어떻게 처리해야 하는지 알아보겠습니다. 

 

적격증빙과 영수증 차이는?

영수증은 어떤 물건을 샀을 때 대가의 지불을 증명하기 위해 받는 일종의 증빙입니다. 영수증에는 종류가 많은데요. 우리가 평소 많이 듣게 되는 세금계산서나 계산서(면세 사업)가 있고 생활을 하면서 가장 많이 사용하게 되는 신용카드 체크카드 등의 카드 전표가 있습니다. 이 외에도 현금을 지불했을 때 받는 현금영수증도 영수증이라는 범위에 속합니다. 이런 것 말고도 간단하게 금액과 물품 날짜 등이 기재되는 간이영수증이나 거래명세서 같은 것들도 있습니다. 

 

 

세법에서는 기본적으로 비용을 인정할 때 ‘적격 증빙’이라는 단어를 사용합니다. 그리고 원칙적으로는 이 적격증빙을 갖추지 못하면 비용으로 인정 받을 수 없죠. 적격 증빙은 세금계산서, 계산서, 카드전표, 현금영수증 이렇게 4가지로 정하고 있습니다. 이 4가지 외에는 비적격 증빙이 되고 원칙적으로는 비용의 증빙으로 사용할 수 없습니다. 예외적으로 인건비 같은 경우에는 이런 증빙을 소득자가 발행할 수 없기 때문에 원천세 신고 자료가 증빙으로 인정받습니다. 

영수증과 적격증빙의 차이는 의미의 범위에 있습니다. 영수증이 더 넓은 범위의 개념이고 적격 증빙은 영수증에 포함되는 좁은 범위의 개념입니다. 

 

 

적격증빙 수취의 예외

비용은 종류에 따라 반드시 적격 증빙이 필요한 경우가 있고 적격 증빙이 없어도 비용으로 인정이 되는 예외적인 경우가 있습니다. 우선 원칙은 적격 증빙이 있어야 하는 것이고 예외적인 경우만 알아두면 될 듯 합니다. 

 

1. 3만원 이하의 비용

건당 3만원이 되지 않는 비용은 간이 영수증을 받아도 됩니다. 이렇게 적은 금액까지 좁게 규정 하다 보면 영세 사업자들은 행정적인 노력 소비가 많기 때문에 사업에 어려움을 겪을 수 있어 이런 예외를 두고 있습니다. 다만 아무리 3만원 이하라고 해도 업무와 관련성은 필수적으로 입증이 되어야 합니다. 따라서 실무적으로는 간이영수증과 실제 지급 내역이 있다해도 회사 내부적으로 품의서 등으로 업무 필요성을 입증할 수 있는 서류를 갖춰 두는 것이 좋습니다. 

 

2. 가산세 부과 조건 인정

3만원이 넘는 경우 간이영수증으로도 비용을 인정 받을 수 있습니다. 종합소득세나 법인세 신고 할 때 그 금액의 2%를 정규 증빙 미수취 가산세로 내면 됩니다. 세율에 따라 다르겠지만 기본적으로 소득세율이나 법인세율이 2% 보다는 높기 때문에 적격 증빙이 없다고 미리 비용에서 제외하지 말고 가능한 적극적으로 가산세를 부담하더라도 비용으로 산입하는 것이 좋습니다. 하지만 이 경우 부가가치세에서의 매입세액 공제는 가산세와 상관없이 애초부터 인정 받을 수 없다는 점은 기억해야 합니다. 

 

3. 접대비(업무추진비)는 주의

 접대비는 조금 다릅니다. 일단 무조건 적격 증빙을 수취해야 인정이 가능합니다. 그리고 법인 사업자의 경우에는 반드시 법인카드를 사용해야 하고 개인카드는 아무리 카드 전표가 있어도 인정하지 않는다는 점도 주의해야 합니다. 

 

 

비용처리의 주의할 점

 

1. 간이영수증의 과다 사용

3만원 이하는 간이영수증도 인정한다는 점을 악용하는 사례가 있습니다. 문구점에 간이영수증 서식을 수백장 구매하여 허위로 3만원 이하의 비용을 만들어 내는 것입니다. 이렇게 수백만원 수천만원의 비용을 만들어내어 세금을 줄이려는 시도를 하는 사업자들이 있는데 하지 말아야 할 행동 중에 하나입니다. 예전에는 어느 정도 먹혔을 지 모르겠지만 요즘에는 적격 증빙과 간이영수증의 비율을 같은 업종의 평균과 비교하는 시스템을 갖고 있기 때문에 적발될 확률이 높아졌기 때문입니다. 

 

2. 개인카드 또는 타인 명의 카드 사용

법인은 원칙적으로 법인카드를 사용해야 합니다. 하지만 간혹 직원 개인카드를 사용하고 사후 정산을 받는 경우도 많습니다. 이 때에 업무와 관련성만 있다면 직원의 개인카드 전표도 적격 증빙으로 인정될 수 있습니다. 개인 사업자도 마찬가지입니다. 대표 명의의 개인카드 뿐만 아니라 직원의 개인카드도 사업과 관련이 있다면 비용으로 인정 받을 수 있습니다.