회사에서 업무를 하다 보면 출장이나 외근을 가는 경우가 있습니다. 출장을 국내로 가는 경우도 있지만 해외로 가는 경우도 있죠. 실무를 하는 회계 담당자는 알겠지만 출장 비용에 대해 여비교통비로 처리하면서도 궁금합니다. 오늘은 출장비와 관련한 세금 처리 방법에 대해 알아보겠습니다.
출장 비용과 증빙
많은 실무자들은 잘 알겠지만 회사의 모든 지출 비용들은 증빙이 매우 중요합니다. 특히 3만원 초과되는 비용에는 우리가 소위 얘기하는 세금계산서, 계산서, 카드 전표, 현금영수증 등의 적격증빙이 있어야 비용처리가 가능한 것이 원칙입니다. 그런데 출장과 관련한 비용에서는 여러모로 이러한 증빙 수취가 어려울 수도 있습니다.
출장과 관련한 비용은 항공이나 기차 혹은 버스나 택시 같은 대중 교통과 관련한 교통비가 있고, 숙박을 위한 숙박비, 식사비 등이 발생하게 됩니다. 당연하게도 이 모든 지출에는 관련 증빙이 첨부되어야 하죠. 사실 요즘에는 카드 하나만 있으면 대부분 안되는 곳이 없기 때문에 증빙을 갖추는 것이 그리 어렵다고 할 수는 없습니다. 버스는 물론이고 택시도 카드 결제가 다 되죠. 따라서 가능한 모든 출장 비용에는 증빙을 받아 놓아야 합니다.
증빙을 수취하지 못하는 경우
앞에서도 말했지만 국내에서 출장을 가게 되면 적격 증빙을 수취하지 못하는 경우는 거의 없습니다. 아주 깊은 산골에서 카드 단말기도 없는 식당을 운영하는 경우가 아니라면 대부분은 식당에도 카드 사용이 가능한데 사실 회사 업무상 출장가는 지역이 그렇게 시골인 경우는 별로 없죠. 따라서 국내 출장에서는 증빙을 수취하지 못하는 경우는 없다고 봐도 무방합니다. 이때 카드는 꼭 법인카드나 개인사업자의 대표 명의 카드가 아니어도 무관합니다. 직원의 카드를 사용하고 사후에 회사로부터 정산을 받는다면 직원 카드의 전표가 증빙이 되기 때문이죠.
그런데 해외 출장은 사정이 조금 다릅니다. 예를 들어 중국 같은 곳은 일단 현지 공장이 도시 외곽 지역에 있는 경우가 많고 일반 신용카드가 잘 안되는 곳도 많죠. 그리고 위챗 페이나 알리 페이 같은 간편 결제를 많이 쓰다보니 이를 증빙화 하는 것에도 불편함이 존재합니다. 그렇다고 비용 처리를 못하면 해외의 경우 출장비의 금액이 크기 때문에 문제가 됩니다. 따라서 회사마다 상황에 따른 적절한 방법을 강구해야 하는데요.
줄장비를 처리하는 방법
1. 여비 규정
원칙적으로 회사가 직원에게 지급하는 돈은 급여로 보는 것이 맞습니다. 하지만 출장비 처럼 개인이 먼저 사용하고 동일한 비용을 회사가 보전해 주는 경우까지 급여로 보아 과세한다면 매우 불합리하겠죠. 따라서 보통은 직원이 사용 금액에 대한 증빙을 제출하면 회사는 실비변상적 성격으로 보아 급여로 산정하지 않습니다.
하지만 이렇게 하는 경우에도 관련한 규정은 만들어 놓아야 합니다. 어떤 경우에 어떤 절차로 출장 경비에 대해 실비 정산한다는 내용이 있어야 합니다. 그리고 전 임직원이 이 규정에 맞게 지급이 되어야 합니다.
또 하나, 해외 출장의 경우처럼 증빙을 구비하기 어려운 경우에 일비를 지급하는 경우가 있습니다. 출장지에서 사용하게 되는 교통비나 식사비 등을 실제 경비에 맞추어 나중에 정산하는 것이 아니라 하루에 일정액을 산정하여 지급하는 것입니다. 그리고 그 지급액은 출장 일비로 여비교통비 처리를 하게 되죠. 그러나 이 경우에도 여비 규정에 이러한 내용을 규정하고 있어야 합니다. 그리고 이렇게 지급하는 일비는 실제 소요되는 경비에 비추어 너무 많은 금액이어서는 안되고 혹은 일비와 실비 정산을 동시에 해서도 안됩니다. 이렇게 되면 일비를 급여로 보아 근로소득세를 과세해야 합니다.
2. 출장 관련 서류 결재
여비 규정과 함께 반드시 있어야 하는 서류가 출장 업무 관련 결재 서류입니다. 실제 출장이 있었는지 그리고 출장과 관련해서 얼마의 비용을 사용했는지를 설명할 수 있는 서류가 이것 밖에는 없기 때문입니다. 따라서 출장에 관한 품의서, 출장 관련 비용 지출에 대한 지출결의서, 출장 후 출장보고서 등은 꼭 작성해 놓는 것이 좋습니다. 그리고 아울러 관련 증빙도 이 서류와 함께 보관해 놓는다면 나중에 문제가 생겼을 때 쉽게 대응이 될 것입니다. 특히 해외 출장 시 일비를 지급 받는다고 해도 현지에서 사용했던 영수증은 함께 보관하는 것이 좋습니다. 꼭 카드 전표가 아니라도 현금을 사용하고 받은 간이 영수증이라도 보관하는 것이 도움이 됩니다.
3. 자가운전보조금을 지급 받는 경우
직원에게 급여 지급 시 자가운전보조금 명목으로 매월 20만원을 지급하는 회사들이 많습니다. 20만원까지는 비과세이기 때문에 대부분 이 금액이 책정되는데요. 만약 이렇게 자가운전보조금을 지급하는 회사에서는 별도로 출장 관련한 비용에 대한 정산을 하면 안됩니다. 자가운전보조금은 본인 차량을 사용하여 회사 업무를 하는 것에 대한 일종의 실비 변상의 개념이므로 별도로 출장비를 받게 되면 이중 공제가 될 수 있어 자가운정보조금에 대한 비과세 적용을 받을 수 없습니다.