사업을 하시는 분들은 아시겠지만 접대비(업무추진비)를 비용 처리할 때 꽤 주의할 것이 많습니다. 일단 3만원을 초과하는 경우 적격 증빙이 있어야 하는 지 간이영수증만으로도 되는 지부터 경조사비를 지출하는 경우 등 상황에 따라서 달라지는데요. 정확히 한번 정리해 보겠습니다.
접대비의 발생
요즘에는 용어가 ‘업무추진비’로 바뀌긴 했습니다만 여전히 우리한테는 접대비라는 단어가 더 익숙하죠. 접대비는 사업을 하면서 거래처 등의 관계가 있는 회사 또는 특정의 사람한테 업무를 위해 지출하는 비용입니다. 같은 비용이라도 우리 회사 임직원에게 지출하는 복리후생비와 판촉을 위해서 또는 회사의 이미지를 홍보하기 위해 지출하는 광고선전비와는 구분해야 합니다.
3만원 초과 접대비와 적격증빙
회사의 모든 비용 지출에는 증빙이 필요합니다. 세법에서는 세금계산서, 계산서, 카드전표, 현금영수증의 4가지를 적격증빙이라고 하여 원칙적으로는 이 4가지 중에 하나를 받아야만 비용으로 인정합니다. 다만 너무 소액까지 규정하면 영세 사업자는 행정적 노력이 너무 들기 때문에 비용 중에 3만원을 초과하지 않으면 적격 증빙이 아니더라도 인정을 해주고는 있습니다.
따라서 접대비는 간이영수증 등의 사용이 3만원까지만 인정이 되고 3만원을 초과하면 위에서 말한 적격증빙을 반드시 받아야 합니다. 이 때 유의해야 할 점 중 하나는 카드를 사용 시에 법인의 경우 꼭 법인카드만을 사용해야 합니다. 다른 비용은 회사 직원의 개인카드도 인정을 해주고 있으나 접대비만큼은 반드시 법인카드를 사용해야 인정이 됩니다.
경조사비의 접대비
그런데 사실 접대비 중 증빙 자체가 없는 경우도 있을 수 있습니다. 거래처 관계자의 결혼이나 장례 등 경조사를 당했을 때 우리 사회 관념상 축의금이나 조의금을 지불하는데 이 때는 세금계산서나 카드 전표 등이 발행될 수가 없죠. 이 경우에는 증빙 없이 청첩장이나 부고 문자 등 해당 사실을 입증할 수 있는 자료가 있다면 인정이 가능합니다. 다만 금액적으로 건당 20만원까지만 인정을 해주고 있는 점은 기억하셔야 합니다. 실무적으로는 이렇게 청첩장이나 부고 문자가 있다해도 내부적으로 지출결의서나 품의서 등의 결재 서류를 만들어 놓는 것이 입증하는데 수월하니 참고하시면 좋습니다.
경조사라고 해도 직접적인 물품을 구매해서 보내는 경우에는 예외없이 적격 증빙이 필요합니다. 만약 경조사에 화환을 보낸다면 화환을 구매한 증빙이 있어야 하고 선물을 직접 구매하여 보낸다면 선물의 구매 증빙이 필요합니다.
복리후생비와 광고선전비와의 구분
앞에서도 잠깐 얘기했지만 접대비는 실무상 복리후생비나 광고선전비와 헷갈릴 때가 있습니다.
경조사비를 지출했다고 해서 모두 접대비에 해당되는 것은 아니고 대상에 따라 달라지기 때문에 거래처가 아니라 회사 내부의 임직원이 상을 당해 조의금을 지급하게 된다면 이는 접대비가 아니라 복리후생비에 해당됩니다. 또한 어떤 물품을 구입하여 거래처만을 대상으로 지급했다면 당연히 접대비로 보지만 회사 업무와 직접적으로 관계 없는 불특정 다수에게 모두 지급하게 된다면 이는 광고선전비에 해당됩니다.
가끔 질문하시는 것을 보면 회사의 직원과 거래처 사람과 함께 회의를 하면서 다과 등에 지출하는 비용에 대해 궁금해 하시는 것 같은데 업무상 진행하는 일반적인 회의에 사용되는 비용은 회의비 정도로 처리하면 됩니다. 다만 회의라고 해도 상식적으로 생각할 때 과한 물품을 지급한다거나 사회 통념을 벗어나는 회의비는 접대비에 해당 할 수도 있으니 유의해야 합니다. 또한 회의가 끝나고 직원들과 거래처 관계자들이 모두 다함께 식사를 하거나 술을 한잔 한다면 이는 접대비에 해당되는 점도 기억하셔야 할 것입니다.